Lääkevarmennus apteekin päivittäisessä työssä - Proviisori Anniina Vanhanen

Proviisori Anniina Vanhanen Itä-Porin sivuapteekista jakoi arvokkaita oppejaan loppukäyttäjäinfossamme 7.9.2021. Apteekkien asiakaspalvelutyössä on tärkeää, että lääkevarmennusjärjestelmä toimii mahdollisimman pitkälti taustalla eikä häiritse normaaleja lääkkeen toimittamiseen liittyviä rutiineja. Samalla jokaisen hälytyksen syy tulee kuitenkin aina selvittää ja ratkaista.

Lue alta Anniinan kokemuksia siitä, miten lääkevarmennus on näkynyt Porin Asema-apteekin ja Itä-Porin sivuapteekin päivittäisessä työssä ja minkälaisia hälytystilanteita on ratkottu.

Apteekit ovat potilasturvallisuuden portinvartijoita

Farmasistit toimittavat joka päivä kymmeniä, jopa satoja pakkauksia ulos apteekista apteekin koosta riippuen. Meillä Suomessa  100 % apteekeista on kytkeytynyt lääkevarmennusjärjestelmään, joten varmennustoimintoja kertyy useampi satatuhatta päivittäin. Tällä hetkellä järjestelmähälytysten esiintyvyys on vain 0,03 %. Toimintojen lukumäärään nähden hyvin harva pakkaus siis aiheuttaa varmennusjärjestelmän hälytyksen.

Anniina haluaa kuitenkin muistuttaa, että lääkevarmennus ei ole pelkkä skannaustoimenpide. Apteekissa pakkauksen tietoja verrataan lääkevarmennusjärjestelmän tietoihin. Kun farmaseutti tai proviisori lukee pakkauksen 2D-koodin, järjestelmä tekee hälytyksen, jos tiedot eivät vastaa toisiaan. Sen lisäksi tulee tarkistaa, että lääkepakkauksen peukaloinnin paljastava mekanismi, esim. sinetti tai repäisynauha on ehjä. Vasta tämän jälkeen lääkkeen voi turvallisesti luovuttaa asiakkaalle.

Virhetilanteiden kirjo: päivittäiset ongelmatilanteet ja varsinaiset hälytykset

Merkittävä osa virheilmoituksista ei aiheuta varsinaista varmennusjärjestelmän hälytystä. Anniina kertoo, että heillä puhutaankin tavallisista ongelmatilanteista ja erikseen varsinaisista hälytyksistä.

Tyypillisistä ongelmatilanteista Anniina nostaa esiin seuraavat esimerkit:

Järjestelmä ilmoittaa, että
1. jokin pakkaus on jäänyt skannaamatta
Tällöin farmasisti tarkistaa mikä sarjanumero on jäänyt skannaamatta tai skannaa kaikki pakkaukset uudestaan.

2. jokin toimitettavista pakkauksista yritetään skannata kahteen kertaan
Tällöin järjestelmä huomauttaa tuplaskannauksesta, jolloin se hyväksytään eikä muita erityisiä toimenpiteitä tarvita.

3. tuote on väärä
Tällöin ollaan varmentamassa väärää pakkausta. Esimerkiksi kun robotti tuo kahden loosin pakkaukset samaan lokerikkoon, voi farmasisti epähuomiossa skannata väärän paketin. Tällöin korjataan keräilyvirhe ja skannataan oikeat tuotteet.

Varsinaisia varmennusjärjestelmän hälytyksiä esiintyy harvoin. Anniina kertoo, että heillä pääapteekissa niitä ei ole esiintynyt yhtään, sivuapteekissakin ainoastaan 3 kappaletta.

Kokemuksen mukaan syy hälytyksiin voi olla inhimillinen: farmasisti ei ole huomannut virhettä ja siksi sitä selvitellään jälkikäteen. Toisaalta kyseessä voi olla myös apteekkijärjestelmän oma virhe, joka ei liity lääkevarmennusjärjestelmän hälytyksiin. Anniina muistaa ”tuplaskannaus”-tilanteen, mikä aiheutti lopulta varmennusjärjestelmän hälytyksen, vaikka ostokerrat oli tarkistettu ja kaiken piti olla kunnossa. Syy hälytykseen oli käytännössä tekninen eli apteekkijärjestelmän tilapäinen hitaus.

Minkälaisia olivat Itä-Porin sivuapteekin kolme hälytystä ja miten ne ratkaistiin?

Tapaus 1

Farmasistilla oli useita lääkepakkauksia skannattavana. Asiakkaalla oli oma lääkepakkaus mukanaan muistilappuna, jonka farmasisti skannasi myös epähuomiossa.

FiMVO otti yhteyttä ja hälytystä selviteltiin yhteistyössä. Selvisi, että hälytyksen antanut pakkaus oli toimitettu naapuriapteekista n. kuukautta aikaisemmin.

Tapaus 2

Asiakkaalla oli kiire ja naapuriapteekista oli lainattu valmiiksi lääkevarmennetut dialyysinesteet.

FiMVO otti yhteyttä ja hälytystä selviteltiin yhteistyössä. Hälytykset olivat päässeet syntymään, koska farmasisti yritti uudelleen varmentaa pakkauksia.

Tapaus 3

Todennäköisesti skanneri oli toiminut väärin ja lukenut 2D-koodin sarjanumeron virheellisesti, mikä aiheutti hälytyksen. Myös tässä tapauksessa FiMVOsta oltiin yhteydessä ja asia saatiin jälkikäteen selvitettyä.

Yhteistyössä monet ongelmat tuntuvat pienemmiltä

Oli sitten kyseessä virhe, häiriö, poikkeama tai hälytys, kaikkien poikkeavien tilanteiden juurisyy tulee selvittää ja ratkaista.

Anniina painottaa, että ongelma- ja hälytystilanteissa kannattaa olla matalalla kynnyksellä yhteydessä FiMVO:on ja varmistaa toimintaohjeet, ettei virhe vaadi jälkiselvittelyä. Anniina kiittää myös oman apteekin kollegoiden yhteistyö- ja avunantohenkeä – aina voi kysyä, eikä kaveria jätetä pulaan!

Itä-Porin sivuapteekissa on Anniinan aloitteesta myös alettu keräämään vapaamuotoista, omaa apteekkia koskevaa tietopankkia hälytyksistä ja niiden tapauskohtaisista ratkaisuista. Tavoitteena on, että kerätty tieto jää tulevaisuudessa myös omaan järjestelmään apteekin omaksi ohjeistukseksi.

Myös me FiMVO:ssa toivomme, että pulmatilanteissa voimme olla avuksi matalalla kynnyksellä.

Tutustu lääkevarmennuksen ohjeisiin ja ota yhteyttä! Hälytyksiin ja järjestelmään liittyvä tuki: nmvs@fimvo.fi Pyydämme ensisijaisesti yhteydenotot sähköpostitse ja soittoja vain kiireellisissä tilanteissa (lääkkeen toimitus asiakkaalle uhkaa kokonaan estyä) Päivystävä puhelinnumero: 0961504949 Käyttäjätietojen muutokset ja sopimukset: info@fimvo.fi